O ambiente profissional tem se tornado cada vez mais complexo, com estruturas hierárquicas compostas por profissionais multidisciplinares. São diferentes formações, cargos, tarefas e, principalmente históricos pessoais e profissionais que são carregados de uma instituição para outra. Com isso, muitos conflitos são acentuados no processo de resoluções de questões trazidas por clientes e chefes. O xis da discussão é quando as áreas não se entendem e as soluções tornam-se mais confusas que os problemas colocados. Nesse ambiente, só resta uma pergunta: quem poderá nos socorrer?
Existem formas simples de organizar esse “imbróglio”, mesmo que haja resistência de grande parte das pessoas em adotar. Estamos falando em utilizar metodologias para atividades que podem ajudar a melhorar as respostas de tarefas que envolvem pessoas de diferentes áreas. O uso de uma metodologia auxilia na organização da execução das demandas, potencializa a participação das pessoas envolvidas e conduz a um resultado efetivo.
Para exemplificar, escolhemos uma atividade bastante conhecida: o brainstorming.
Qualquer que seja a sua área de atuação, em algum momento já foi proposta a realização de um brainstorming com objetivo de abrir o espaço para opinar, dar ideias e colaborar com a construção do projeto. O problema é que quase sempre essa atividade é feita de forma aleatória e o objetivo, de ser uma participação colaborativa, vira uma reunião de “pitacos” e achismos sem resoluções concretas. Todo mundo tem uma boa lembrança daquela reunião que ninguém sabe quando iniciou, muito menos como terminou e o que gerou de resultados no final.
Brainstorming é o método menos aproveitado em diversas corporações, talvez por que todos o acham fácil e simples de ser executado. Há quem pense que fazer um brainstorming é sentar em uma sala com meia dúzia de pessoas e “cuspir ideias”. Porém, é possível fazer com que esse momento se torne eficaz e isso acontece quando a execução é organizada.
Vamos dar uma mãozinha listando alguns pontos importantes que não podem ser esquecidos no próximo brainstorming com a sua equipe.
1 – Ambiente Reservado
Agende esse momento e reserve um local em que as pessoas não sejam constantemente incomodadas. É importante que seja reconhecido nesse ambiente um local de trabalho, com objetivos claros de sair dali com boas resoluções. É legal que esse lugar tenha paredes livres onde seja possível transformá-las em um grande painel móvel usando, por exemplo, post-its que auxiliam a execução.
2 – Tempo
Estabeleça um tempo para essa atividade. Nada melhor que uma micro pressão para ajudar a cabeça a ferver de ideias. Estabeleça uma meta de tempo para a execução de toda a atividade e para as pequenas tarefas que podem ser feitas em todo o processo. Um tempo de 1h ou 1h30min é mais que suficiente para que um bom brainstorming aconteça.
3 – Regras
Estabelecer regras para a condução da atividade melhoram as chances de ser produtivo. Baixar um decreto de deixar de lado a caixa de e-mails e o celular, por exemplo, aumenta a concentração para esse momento em que estão sendo solicitadas às pessoas atenção e imersão. Outras regras podem ser incluídas de acordo com a questão que precisa ser resolvida, como estabelecer quantidade de ideias para cada ciclo de tempo e fazer isso de forma gradual. Ex.: no primeiro ciclo de 5 minutos o participante lista 3 ideias; no segundo ciclo de 10 minutos, 6 ideias; no terceiro ciclo de 20 minutos, 12 ideias…e por aí vai. Regras causam uma sensação de produtividade e percepção de resolubilidade.
4 – Roteiro
Criar um roteiro para a atividade dá altas garantias de resultados positivos ao tempo gasto em uma sala para ter ideias. Por isso, crie um esqueleto de toda a dinâmica para que seja cumprido, mesmo que no meio do processo algumas etapas sejam omitidas ou acrescentadas. O mais importante é saber o ponto de partida e o ponto de chegada, da aplicação do método e, principalmente, dos participantes.
5 – Iguale o Conhecimento
Para que todos os participantes estejam em sintonia, exponha o problema que precisa ser solucionado e monte um painel com as informações que já foram coletadas sobre ele. Isso coloca todos em um mesmo nível de conhecimento (vale também para aqueles que já estejam envolvidos no projeto). É sempre bom imprimir e colar na parede ou preparar uma pequena apresentação em um power point ou keynote – o importante é deixar sempre visível para consulta enquanto o processo de ideação estiver acontecendo.
6 – Não é hora de opinar
O brainstorming não é o momento para ponderar as ideias que estão sendo levantadas – isso irá ocorre depois. Não vale dizer que a ideia do outro não vai dar certo, muito menos se “auto sabotar” deixando de expor uma ideia por medo dos outros vetarem. As opiniões não são válidas nesse momento – aliás, essa pode ser mais uma regra.
7 – E se…
Uma boa forma de suscitar que as ideias aconteçam é usando a técnica do “E Se…” ou “Como seria se..”. A técnica ajuda a criar uma situação hipotética sobre como a questão poderia ser resolvida em forma de pergunta. Afinal, o que sai do brainstorming são hipóteses que podem se tornar concretas. Ex.: digamos que o problema seja pensar em uma forma de melhorar a comunicação entre as equipes. Um exercício pode ser: “E se criássemos um aplicativo interno parecido com WhatsApp?”. Essa técnica pode ser feita de duas formas: individualmente, no qual as pessoas escrevam os seus “e se’s” em post-its e vai montando o seu painel; ou de forma coletiva em que escolhe-se uma pessoa para tomar notas de cada ideia dita em sala. Por experiência, o primeiro caso funciona melhor, pois as pessoas se sentem mais à vontade para expressar a ideia no papel em um certo tempo pré-determinado (como explicado no ponto três).
8 – Registre
É muito importante que você possa registrar o processo e, principalmente, os resultados. Vale tirar fotos (com o celular mesmo) da construção das etapas e com o painel final das ideias. Isso vale como uma regra para os casos em que a ponderação das ideias não serão feitas no mesmo dia ou se for levada para equipes diferentes.
Após o brainstorming, a próxima etapa é a escolha das ideias colocadas durante a sessão. Para as escolhas, pode ser proposto que, após todas as ideias expostas no painel, as pessoas possam se movimentar, avaliar todo o painel e escolher aquelas que melhor agradam (entre as delas e dos outros participantes), usando para isso, etiquetas coloridas (vale usar aquelas bolinhas adesivas feitas para fechar convite). A depender do número de participantes é só distribuir duas ou três bolinhas para cada e pedir que num determinado tempo eles “adesivem” as ideias que na sua opinião podem se tornar uma boa solução. Obviamente, as ideias com maior número de selos podem ir para a etapa seguinte para que sejam transformadas em soluções possíveis, passando agora para a etapa de ponderação.
Trabalhar em grupo faz parte da prática da maioria dessas pessoas e é sempre um ganho maravilhoso ter boas ideias com um grupo rico de pessoas com experiências e vivências das mais variadas. O que precisamos ter em mão são boas formas de organizar essa riqueza diminuindo tempo e desgaste emocional. A dica mais importante: transforme o uso de metodologias em uma cultura profissional e uma ferramenta indispensável.
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