Vira e mexe a gente defende aqui a necessidade de conduzir as ações de Comunicação do seu negócio de forma planejada. Nossa sócia Kadydja já escreveu aqui um artigo com orientações estratégicas para um planejamento bem feito e que, realmente, ofereça respostas às demandas da empresa. Hoje, resolvi apresentar os passos para que este processo seja construído com o envolvimento da equipe e sem traumas.
1. Envolva todos os setores
Para trazer à tona o que de fato importa e ser abrangente, completo, um planejamento estratégico de Comunicação precisa ser construído com a participação de representantes de todas as áreas de uma empresa ou fatalmente não será executado e cairá no esquecimento. Representatividade realmente importa e envolver as equipes desde o início vai estimular seu engajamento na hora de executar o que for planejado, além de enriquecer muito o produto final.
2. Contrate uma assessoria externa
Todo planejamento estratégico precisa passar por uma avaliação e revisão profunda do que já existe e está em funcionamento. Isso pode significar mexer em questões incômodas, em feridas não cicatrizadas e pontos frágeis que, provavelmente, não serão expostos a colegas, mesmo com a promessa de sigilo. Trazer um time de profissionais de fora para conduzir o processo certamente facilitará seu desenvolvimento.
3. Crie um ambiente seguro
Para que todos possam expor questões centrais e apontar soluções possíveis, você precisará criar um ambiente seguro e de confiança. Por isso, avise a todos que um novo planejamento de Comunicação está sendo produzido e que um time externo vai circular pela empresa com este objetivo. Assim, você minimiza as chances de boatos quando essas pessoas forem vistas em ação.
4. Faça entrevistas individuais
Depois de decidir que pessoas de cada área participarão do planejamento mais ativamente, deixe que a assessoria externa convide-as para entrevistas individuais em profundidade. O ideal é providenciar um ambiente confortável e dar ao colaborador o tempo necessário para que ele fale sobre todos os assuntos sem pressa. Garantir (e manter!) o sigilo do que for dito é essencial para que a conversa flua.
5. Teste processos
Você desconfia de que algo não funciona bem? Use a assessoria externa para testar seus processos com simulações de situações reais que precisam ser verificadas. Esses testes trarão insumos importantes para gerar os insights de ações que irão compor o planejamento.
6. Avalie o que for proposto
Agora que a busca ativa de informações foi feita, é hora de sentar com a assessoria externa para conhecer e alinhar as propostas. Nesta fase, mais restrita à equipe que toma as decisões estratégicas na empresa, é fundamental separar um bom tempo livre – de preferência fora do horário e do ambiente de trabalho – para que todos dediquem sua máxima atenção às discussões que vão orientar o documento final.
7. Socialize as informações
Para que possa ser executado, o seu planejamento estratégico de Comunicação precisa ser conhecido. Parece óbvio, mas muitas empresas não cumprem a etapa de tornar público para seus colaboradores aquilo que foi planejado. Se você conseguiu passar bem pelas etapas anteriores e envolveu seu time desde o começo, não deverá encontrar muitos problemas para realizar esta etapa.
DICA EXTRA! Corresponsabilize a equipe
Compartilhe as informações, explique como tudo foi feito, esteja pronto para ouvir novas sugestões e defina responsáveis pela execução e monitoramento de ações.
Lembre-se: o planejamento não tem fim em si mesmo. Ele é o guia orientador do trabalho que está apenas começando. Mãos à obra!
Descubra: Conteúdos para bombar nos stories
Rodrigo Rocha
Especialista em Comunicação nas Organizações e sócio do Conversa Coletivo de Comunicação Criativa
